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めでたく社員採用が決まったら?手続き2点と新卒・中途のポイント

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  • 内定者フォロー
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2019.12.24

こんにちは!ポケット人事編集部です。

今回は「社員採用が決まった場合に行うべき手続き」について取り上げてみたいと思います。

最初に、新卒採用と中途採用のどちらの場合にも共通する2つのポイントから見ていきましょう。

 

1つ目は「採用時に誓約書を提出させる」こと。
2つ目は「採用時に身元保証書を提出させる」ことです。

 

手続き① 誓約書を提出してもらう

まず1つ目の「採用時に誓約書を提出させる」ことですが、ここで言う誓約書とは具体的に言いますと、

①会社に損害を与えた場合の賠償
②業務上知りえる秘密の保持

についてのものとなります。

 

また上記①や②を含むしっかりした就業規則がある会社の場合は、就業規則の遵守についての誓約書としても構いません。

この誓約書を採用時に取っておかないと、社員が会社に多大な損害を与えたり、業務上の秘密を外部に漏らしてしまった時に、適切な対応が出来なくなってしまう可能性があります。

 

採用時に身元保証書を提出させる

次に2つ目の「採用時に身元保証書を提出させる」ことですが、例えば故意に会社に損害を与えた社員が音信不通になってしまった場合、その損害の賠償を本人に請求することが出来なくなってしまいます。

 

そこで一般的には、社員を採用する時に、身元保証人を明記した身元保証書を提出させる訳です。

ここまでが、新卒採用と中途採用に共通する2つのポイントです。こちらは工務店様を守るものとして、また入社される社員を守るものとしてとても大切なものとなりますので、万が一行われていない場合は、必ず対応するようにしてくださいね。

 

ただ、こちらの事務に関わる誓約関係の作業は、いわば最低限の手続きとなります。

新卒採用・中途採用と見た際には、内定者フォローや入社後のリスクマネジメントといった観点から、それぞれもう少し対応した方が良いことがありますので、次に見てみましょう。

新卒採用が決まった場合のポイントは「内定後フォロー」

さてここからは、新卒採用を決めた場合のポイントを見ていきましょう。

新卒採用を決めた時のポイントとしてのキーワードは「内定後フォロー」です。

 

せっかく良い人材に巡り会うことができて、選考中は入社までの意思を固めてくれていても、新卒採用は採用内定から実際の入社までに長い期間が空くことが多いです。
もしかしたら熱が冷めてしまったり、不安に思うことが増えていったりするかもしれません。

そんな新卒採用では、内定から入社までの空白を無くすことが非常に大きなポイントになります。

 

そこで、入社までに懇親会・内定式・内定者研修などを行うことによって、内定辞退を防ぐことが出来ます。

 

なお内定者数が少ない場合には、忘年会や新年会など既存の社内行事に内定者を呼ぶ形で構いません。

また内定者が遠方に住んでいたり費用面の問題で内定者を集めることが難しい場合には、社内報の様な会社情報を月に1回学生に郵送したり、宿題として課題図書を送って感想文を提出させてみてもよいかもしれません。

 

直接会うことは難しくても、とにかく入社までに接点を持っておくことが重要なのです。

中途採用が決まった場合のポイントは「リスクに備える」

中途採用が決まった場合のポイントも見ていきましょう。

中途採用の場合は内定後にあまり期間を空けずに入社というケースが多いです。

 

しかし学生と異なり即戦力採用の場合が多いので、実際に入社前に聞いていた話と入社後の勤務態度・スキルや能力が異なるというケースがどうしても出てきてしまいます。これは避けたいことではありますが、なってしまったものは仕方のないことです。

 

その場合に備えてリスクを避けるのが、中途採用における大きなポイントです。

 

試用期間を設けている会社もありますが、法的には試用期間は14日間(2週間)ですので、15日目からはいくら会社で「試用期間3ヵ月」と決めていたとしても法的には試用期間では無いのです。

つまり、2週間以内に中途入社社員の人柄や実際の実力を見抜く必要がある訳です…。それはなかなか難しいですね。

 

そこでお勧めするのが、最初だけ契約社員になってもらうという雇用形態です。
待遇面は正社員の想定と変更しなくてもOKです。

 

例えば、今まで会社として3ヶ月を試用期間としていたとしましょう。しかしこれは先ほども言いましたように、法的には試用期間にはなりません。

その代わりに、採用時に「3ヵ月間は契約社員だけど、面接内容通りに働いてくれたらそのまま4ヶ月目からは正社員にするよ」としておけばよい訳です。

 

もし入社前に聞いていた話と、実際の勤務内容が大きく異なった場合には、3ヵ月で契約満了ということにし、正社員にはなってもらいません。伝え方には気をつけなければなりませんが、リスクヘッジには最適といえるでしょう。

 

以上が、社員採用が決まった場合のポイントですが、あくまでも基本となるのは採用面接などで自社に合った人を採用することです。

 

ちなみにですが、誓約書を提出させたり、最初は契約社員にすることで、会社としての採用責任が無くなる訳ではありませんので、その点だけ最後にお伝えしておきます。