めでたく社員採用が決まったら?手続き2点と新卒・中途のポイント

こんにちは!ポケット人事編集部です。

今回は「社員採用が決まった場合に行うべき手続き」について取り上げてみたいと思います。

最初に、新卒採用と中途採用のどちらの場合にも共通する2つのポイントから見ていきましょう。

 

1つ目は「採用時に誓約書を提出させる」こと。
2つ目は「採用時に身元保証書を提出させる」ことです。

 

手続き① 誓約書を提出してもらう

まず1つ目の「採用時に誓約書を提出させる」ことですが、ここで言う誓約書とは具体的に言いますと、

①会社に損害を与えた場合の賠償
②業務上知りえる秘密の保持

についてのものとなります。

 

また上記①や②を含むしっかりした就業規則がある会社の場合は、就業規則の遵守についての誓約書としても構いません。

この誓約書を採用時に取っておかないと、社員が会社に多大な損害を与えたり、業務上の秘密を外部に漏らしてしまった時に、適切な対応が出来なくなってしまう可能性があります。

 

採用時に身元保証書を提出させる

次に2つ目の「採用時に身元保証書を提出させる」ことですが、例えば故意に会社に損害を与えた社員が音信不通になってしまった場合、その損害の賠償を本人に請求することが出来なくなってしまいます。

 

そこで一般的には、社員を採用する時に、身元保証人を明記した身元保証書を提出させる訳です。

ここまでが、新卒採用と中途採用に共通する2つのポイントです。こちらは工務店様を守るものとして、また入社される社員を守るものとしてとても大切なものとなりますので、万が一行われていない場合は、必ず対応するようにしてくださいね。

 

ただ、こちらの事務に関わる誓約関係の作業は、いわば最低限の手続きとなります。

新卒採用・中途採用と見た際には、内定者フォローや入社後のリスクマネジメントといった観点から、それぞれもう少し対応した方が良いことがありますので、次に見てみましょう。

新卒採用が決まった場合のポイントは「内定後フォロー」

さてここからは、新卒採用を決めた場合のポイントを見ていきましょう。

新卒採用を決めた時のポイントとしてのキーワードは「内定後フォロー」です。

 

せっかく良い人材に巡り会うことができて、選考中は入社までの意思を固めてくれていても、新卒採用は採用内定から実際の入社までに長い期間が空くことが多いです。
もしかしたら熱が冷めてしまったり、不安に思うことが増えていったりするかもしれません。

そんな新卒採用では、内定から入社までの空白を無くすことが非常に大きなポイントになります。

 

そこで、入社までに懇親会・内定式・内定者研修などを行うことによって、内定辞退を防ぐことが出来ます。

 

なお内定者数が少ない場合には、忘年会や新年会など既存の社内行事に内定者を呼ぶ形で構いません。

また内定者が遠方に住んでいたり費用面の問題で内定者を集めることが難しい場合には、社内報の様な会社情報を月に1回学生に郵送したり、宿題として課題図書を送って感想文を提出させてみてもよいかもしれません。

 

直接会うことは難しくても、とにかく入社までに接点を持っておくことが重要なのです。

中途採用が決まった場合のポイントは「リスクに備える」

中途採用が決まった場合のポイントも見ていきましょう。

中途採用の場合は内定後にあまり期間を空けずに入社というケースが多いです。

 

しかし学生と異なり即戦力採用の場合が多いので、実際に入社前に聞いていた話と入社後の勤務態度・スキルや能力が異なるというケースがどうしても出てきてしまいます。これは避けたいことではありますが、なってしまったものは仕方のないことです。

 

その場合に備えてリスクを避けるのが、中途採用における大きなポイントです。

 

試用期間を設けている会社もありますが、法的には試用期間は14日間(2週間)ですので、15日目からはいくら会社で「試用期間3ヵ月」と決めていたとしても法的には試用期間では無いのです。

つまり、2週間以内に中途入社社員の人柄や実際の実力を見抜く必要がある訳です…。それはなかなか難しいですね。

 

そこでお勧めするのが、最初だけ契約社員になってもらうという雇用形態です。
待遇面は正社員の想定と変更しなくてもOKです。

 

例えば、今まで会社として3ヶ月を試用期間としていたとしましょう。しかしこれは先ほども言いましたように、法的には試用期間にはなりません。

その代わりに、採用時に「3ヵ月間は契約社員だけど、面接内容通りに働いてくれたらそのまま4ヶ月目からは正社員にするよ」としておけばよい訳です。

 

もし入社前に聞いていた話と、実際の勤務内容が大きく異なった場合には、3ヵ月で契約満了ということにし、正社員にはなってもらいません。伝え方には気をつけなければなりませんが、リスクヘッジには最適といえるでしょう。

 

以上が、社員採用が決まった場合のポイントですが、あくまでも基本となるのは採用面接などで自社に合った人を採用することです。

 

ちなみにですが、誓約書を提出させたり、最初は契約社員にすることで、会社としての採用責任が無くなる訳ではありませんので、その点だけ最後にお伝えしておきます。

辞退を防ぐ!内定式に繋げる夏の内定者フォローキーワードは『安心感』

皆さんこんちは! ポケット人事編集部です。

採用活動では10月は『採用シーズン』から『内定者フォローシーズン』に差し掛かる頃ですね。

 

内定式までのこの時期、内定出しをしても他社に決められてしまうのではないかと、、内定者の動向が気になるところではないでしょうか?

 

「いつまでも髪の色が変わらない」「承諾書がもらえない」「レスポンスが遅い」・・・などはこの時期の採用担当社様にありがちな悩みでしょう。

 

そこで今回は、このシーズンで効果的な内定者フォローをまとめましたのでぜひ工務店様ご自身の内定者フォローの取り組みを思い返しつつ、ご覧になってみてください。

学生に安心感を持ってもらうためには①不安の払拭、②会社に馴染む

特に中小規模の工務店様に意識していただきたい内定者フォローキーワードは『①不安の払拭、②会社に馴染む』の2点です。

結果として学生に『安心感』を持ってもらうことが、内定辞退の減少へ繋がります。

 

内定者フォローの具体的な取り組み

(1) 必ず月1~2回接触すること

これは【①不安の払拭・②会社に馴染む】につながります。

この時期しばしば見かけるのが、学生から入社の意思を聞くやいなや、内定式前頃まで放置状態になる会社です。

 

特に採用に対して多くのリソースを割けない中小規模の会社に多いようです。

 

実際、内定が出揃っていない場合は採用活動を継続しなければならないため、内定者の対応は後回しになりがちですよね。

 

しかし、たとえ承諾書をもらっていたとしても、それさえ反故にし、内定辞退をする学生が多くいることに注意をしてください。

 

学生視点では、月に1~2度接触をされる場合69.3~74.4%の学生がちょうど良いと感じている一方で2~3ヶ月に1度の場合は24.8%が少ないと感じているようです。

 

連絡は、学生の要望に合わせてこの頻度で行うのが良いでしょう。

もちろん、連絡のしすぎも負担になりますので過度になりすぎないようにも注意してくださいね!

 

(2) 会社のコミュニティに入れること

【②会社に馴染む】ために有効です。

 

本サイトを運営している当社シンミドウでは、その日あった出来事を写真で社員間で共有する「写真共有チャット」に内定した学生を招待しています。

 

また、工務店様によっては社内イベントや懇親会に呼ぶことで、社員と交流してもらうこともあります。

 

何らかの形で会社に関わってもらうことは、内定者に繋がりの意識を持たせることが可能です。

 

(3) 内定者インターンシップをしてもらうこと

【①不安の払拭・②会社に馴染む】ことに効果的です。

 

就業体験を通して本物の社員としての1日を体験してもらうことで就活中には関わりのなかった社員の方とコミュニケーションが取れたり、お客様へ内定者を紹介出来たりすることもあるため、学生の中に自ずと親近感が生まれるでしょう。

また、周囲の社員の方の働き方から入社後の自分をイメージしたり、会社そのものに対する不安が解消されたりすることで、『安心感』に繋がります。

 

(4) 今後の話をすること

【①不安の払拭】に効果的です。

 

工務店業界に限らず特に中小規模の会社の場合内定していても今後の連絡がないと「本当に来年入社出来るか」「大丈夫なのか」という不安が少なからずあるものです。

 

「入社式、◎月×日なんだけど、空いているかな」「当日はこんなことやります」といった少し先の話を夏頃からしておくことは、不安の払拭へと繋がります。

今後のことという意味では、事務的な連絡だけでなく、今後の会社のビジョンなども、先が見えるという『安心感』に繋がるでしょう。

 

また、最近のトレンド『オヤカク(会社が内定者の親に連絡を入れ、意思確認をすること)』にならいお手紙やお中元の用意をするのも効果的です。

 

学生だけでなく、その親御さんにも『安心感』を持ってもらえるでしょう。

内定をだした後、やっていませんか?こんなこと…

内定後すぐにマインド・スキル研修を行ったり、過度に課題を出したりする会社を見かけますが、これは学生が入社するイメージを持てていない場合、単なる押し付けになってしまいますので注意が必要です。

 

学生にとって就活のリスタートが可能なこの時期は、内定を出してひと安心ではなく、ぜひこれまでお伝えしたようなフォローを実践してみてください。

そうすることで、より自然に秋以降の同期との顔合わせや研修といった早期の育成時期へ移ることが可能となります。

悩みの多い採用活動かと思われますが、内定者の辞退を防ぐための取り組みをぜひなさってみてください!