めでたく社員採用が決まったら?手続き2点と新卒・中途のポイント

こんにちは!ポケット人事編集部です。

今回は「社員採用が決まった場合に行うべき手続き」について取り上げてみたいと思います。

最初に、新卒採用と中途採用のどちらの場合にも共通する2つのポイントから見ていきましょう。

 

1つ目は「採用時に誓約書を提出させる」こと。
2つ目は「採用時に身元保証書を提出させる」ことです。

 

手続き① 誓約書を提出してもらう

まず1つ目の「採用時に誓約書を提出させる」ことですが、ここで言う誓約書とは具体的に言いますと、

①会社に損害を与えた場合の賠償
②業務上知りえる秘密の保持

についてのものとなります。

 

また上記①や②を含むしっかりした就業規則がある会社の場合は、就業規則の遵守についての誓約書としても構いません。

この誓約書を採用時に取っておかないと、社員が会社に多大な損害を与えたり、業務上の秘密を外部に漏らしてしまった時に、適切な対応が出来なくなってしまう可能性があります。

 

採用時に身元保証書を提出させる

次に2つ目の「採用時に身元保証書を提出させる」ことですが、例えば故意に会社に損害を与えた社員が音信不通になってしまった場合、その損害の賠償を本人に請求することが出来なくなってしまいます。

 

そこで一般的には、社員を採用する時に、身元保証人を明記した身元保証書を提出させる訳です。

ここまでが、新卒採用と中途採用に共通する2つのポイントです。こちらは工務店様を守るものとして、また入社される社員を守るものとしてとても大切なものとなりますので、万が一行われていない場合は、必ず対応するようにしてくださいね。

 

ただ、こちらの事務に関わる誓約関係の作業は、いわば最低限の手続きとなります。

新卒採用・中途採用と見た際には、内定者フォローや入社後のリスクマネジメントといった観点から、それぞれもう少し対応した方が良いことがありますので、次に見てみましょう。

新卒採用が決まった場合のポイントは「内定後フォロー」

さてここからは、新卒採用を決めた場合のポイントを見ていきましょう。

新卒採用を決めた時のポイントとしてのキーワードは「内定後フォロー」です。

 

せっかく良い人材に巡り会うことができて、選考中は入社までの意思を固めてくれていても、新卒採用は採用内定から実際の入社までに長い期間が空くことが多いです。
もしかしたら熱が冷めてしまったり、不安に思うことが増えていったりするかもしれません。

そんな新卒採用では、内定から入社までの空白を無くすことが非常に大きなポイントになります。

 

そこで、入社までに懇親会・内定式・内定者研修などを行うことによって、内定辞退を防ぐことが出来ます。

 

なお内定者数が少ない場合には、忘年会や新年会など既存の社内行事に内定者を呼ぶ形で構いません。

また内定者が遠方に住んでいたり費用面の問題で内定者を集めることが難しい場合には、社内報の様な会社情報を月に1回学生に郵送したり、宿題として課題図書を送って感想文を提出させてみてもよいかもしれません。

 

直接会うことは難しくても、とにかく入社までに接点を持っておくことが重要なのです。

中途採用が決まった場合のポイントは「リスクに備える」

中途採用が決まった場合のポイントも見ていきましょう。

中途採用の場合は内定後にあまり期間を空けずに入社というケースが多いです。

 

しかし学生と異なり即戦力採用の場合が多いので、実際に入社前に聞いていた話と入社後の勤務態度・スキルや能力が異なるというケースがどうしても出てきてしまいます。これは避けたいことではありますが、なってしまったものは仕方のないことです。

 

その場合に備えてリスクを避けるのが、中途採用における大きなポイントです。

 

試用期間を設けている会社もありますが、法的には試用期間は14日間(2週間)ですので、15日目からはいくら会社で「試用期間3ヵ月」と決めていたとしても法的には試用期間では無いのです。

つまり、2週間以内に中途入社社員の人柄や実際の実力を見抜く必要がある訳です…。それはなかなか難しいですね。

 

そこでお勧めするのが、最初だけ契約社員になってもらうという雇用形態です。
待遇面は正社員の想定と変更しなくてもOKです。

 

例えば、今まで会社として3ヶ月を試用期間としていたとしましょう。しかしこれは先ほども言いましたように、法的には試用期間にはなりません。

その代わりに、採用時に「3ヵ月間は契約社員だけど、面接内容通りに働いてくれたらそのまま4ヶ月目からは正社員にするよ」としておけばよい訳です。

 

もし入社前に聞いていた話と、実際の勤務内容が大きく異なった場合には、3ヵ月で契約満了ということにし、正社員にはなってもらいません。伝え方には気をつけなければなりませんが、リスクヘッジには最適といえるでしょう。

 

以上が、社員採用が決まった場合のポイントですが、あくまでも基本となるのは採用面接などで自社に合った人を採用することです。

 

ちなみにですが、誓約書を提出させたり、最初は契約社員にすることで、会社としての採用責任が無くなる訳ではありませんので、その点だけ最後にお伝えしておきます。

【2019年版】主流になりつつあるインターシップを徹底解説!メリットや6つの鉄板プログラムとは?

こんにちは!ポケット人事編集部です。

 

2019年6月より21卒(2019年12月現在の大学3年生に当たります)インターンシップの大手就職ナビがオープンとなり、例年よりいっそう大きく賑わいました。

 

工務店様ではすでにインターンシップへの取り組みをされているでしょうか?

 

「そもそも検討していない」という企業様には、ぜひ、インターンが採用活動の一環としての役割を持つことが主流になりつつあること、実施なしに優秀人材の獲得は困難ということ、といった事実やインターンの持つ様々なメリットを、ぜひ知っていただきたいと考えております。

現在の採用活動

今は有効求人倍率の増加による売り手市場が続くことに加え、インターネットやSNSが活発化しスマホで検索すれば多くの情報を得られる時代です。

 

もしみなさんが学生の立場だったら、“気になる会社情報が簡単に手に入る”のなら早めから活動しようとしますよね?

また、他の学生の流れを見ずにインターンを行わなかった学生は情報力や行動力に欠けるといえそうです。

そんな学生は自社で活躍できると思いますか?

経団連が決めたルールに則り採用をスタートさせる時代は終わりました。

だからこそ、インターンは採用活動を行う上で必須になっているといえるのです。

インターンとこれまでの採用活動との大きな違い

新卒採用市場の主流になりつつあるインターンですが、具体的に今までの採用活動とインターンとの違いをご説明いたします。

(1)採用活動は学生の志望度が「説明会で決まる」、インターンは「関わりによって上がる」

選考は筆記試験や面接の場と考えたとき、学生の志望度を確立する惹きつけには説明会が重視されます。
もちろん選考中に志望度を上げる方法もありますが、内定まで『1~2時間×3~4回ほど』しか会えない採用活動は、学生と関わる期間がとても短いといえるでしょう。

 

しかしインターンシップは、長ければ半年~3年以上学生と関わることになります。

短・中期のものでも連続して2~4週間来てもらうのが一般的であるため、説明会1回と面談数回で内定が決まる採用活動より、遥かに学生と長く関わることが可能です。

 

そのため通常の採用では説明会勝負になっていたものの、インターンを通して関わることにより「社員の雰囲気が自分に合いそう」「自分がやってみたいと思える仕事」「文化や価値観といった雰囲気が自分に合いそう」といった印象の変化が後から生まれ、志望度が上がる可能性があります。

 

学生・企業双方共に、「思っていたより○○そう」という心情の変化が生まれるのは、インターンの大きな特徴です。

この作用は学生の志望動機形成だけでなく、関係を育むことによる入社後の離職防止や強固な他社との差別化、あるいは自社に合わない学生の回避にも繋がるといえます。

(2)採用活動は評価を「見せない」、インターンは「見せる」

関係を育むというインターンの大きな特徴の中で、インターン生への評価(=フィードバック)は長所・短所のどちらも様々な形で包み隠さず行っていくのが良いといえます。

 

実務実習やディスカッション等のインターンがありますが、どのような実施時でも同じです。

学生は社会人から評価をもらう経験がないため、そのフィードバックから気づきを得たり改善したりすることで、スポンジのように吸収して成長してくれます。

 

先にもお伝えさせていただきましたが、関わる期間が長い分誰でも採用対象になりえるため、インターンは見極めではなく入社後のギャップ防止や定着、早期教育にも効果があります。

 

これらの違いを考えたとき「手が掛かる」と思うでしょうか、それとも「半年~1年投資期間が早まる」と思うでしょうか?
見方・感じ方は人それぞれですが、インターンには様々なメリットがたくさんあるのがおわかりかと思います。

 

また、インターン実施プログラムには目的によりパターンや向き不向きがありますので、次に大きく6つの種類のプログラムをご紹介いたします。

インターンのプログラム6つの種類

インターンは様々なプログラムが公開されているため複雑と思われがちですが、大きく6つのプログラムに種類が分けられます。
実施目的に適したプログラムの種類やおすすめ期間、プログラムの作成ポイントをお伝えさせていただきます!

 

(1)会社ツアー型【短期向け】
学生に対して業界概要や企業概要などを説明した上で、職場や作業現場などを見学していただきます。
選考の一貫としてもお使いいただけるようなイメージとなっております。

 

(2)グループワーク型【短期向け】
事業内容に沿ったグループワークを実施し、学生が各自テーマについて討論・発表を行います。

複数のテーマに対して議論するものや、一つのテーマを社員へのヒアリング等を行いながら深めていくものもあります。

 

3)仕事観察型【短期・中期向け】
社長や社員に密着して同行してもらったり、普段の業務の様子を見てもらったりすることで、仕事現場を実際に観察していただきます。

 

(4)業務補助型【短期・中期・長期向け】
通常のアルバイトと同じように、社員が行っている業務の一端を担います。

事業内容の説明では分からないような細やかな業務の体験を通じて、仕事の理解を深め、より詳細な働くイメージを沸かせます。

 

(5)課題解決型【中期・長期向け】
企業が抱える課題の解決に向けて、学生が主体となって解決策を検討しながら、解決に向かってプログラムを自分たちでつくりながら動いてもらいます。

 

(6)事業参加型【中期・長期向け】
新規(既存)事業や進行中のプロジェクトに参加し、メンバーの一員として企画・運営に携わっていただきます。

準社員のような立ち位置になるため、入社後に向けた即戦力スタッフの育成にも繋がります。

 

※インターンの本来の目的はあくまで“就業体験の機会提供”なので、どんなプログラムにおいてもその前提条件を忘れないようお願いいたします。

 

インターンの実施目的に合わせたプログラムづくりを

プログラムごとの実施目的は次になります。

 

◆会社ツアー型・グループワーク型のインターン実施目的:自社の魅力発信
プログラム作成時には、社長やエース級社員と学生が直接接する機会をつくったり、学生と協働作業をする間を設けたりすることが、魅力を伝えるためのポイントなります。

 

◆仕事観察型・業務補助型のインターン実施目的:マッチングの精度強化、学生のGAP理解
「学生が自社に合うか」「GAPを見つけた上で会社を志望できるか」をよりリアルに感じていただけます。

 

◆仕事観察型・業務補助型・課題解決型・事業参加型のインターン実施目的:若手社員の育成、職場活性化
指導計画の作成・実施を若手社員に任せることで、自社スタッフの成長を促します。また、プログラム終了後には社長や人事担当者から若手社員に対してフィードバックを行っていただきます。

 

学生と関わる機会の多くなるインターンの実施には、人件費をはじめとした多くのコストがかかります。

ぜひ「社員候補を見つける」だけでなく、上記のような別の軸の目的も据えた上で、プログラムの設計をしていただくのが良いと思っております。

 

上記以外にも目的に応じた実施プログラムは多数存在します。

是非インターンへの理解を深め、御社に合ったインターン制度をご検討くだいさい。

母集団形成に頼らない!中小工務店が気をつけるべき新卒採用活動の3ステップ

こんにちは!ポケット人事編集部です。

この不況で中小工務店の新卒採用へのお困りごとは後を絶たないのではないでしょうか?

 

大企業に比べて応募者が少なく、学生が複数内定をもらった上で行く会社を選べるため、内定辞退率も高いですよね。

 

また、ナビ媒体の掲載や施設利用料、広報物作成など、ほうっておくと莫大なお金が掛かってしまうのも悩みの種ではないでしょうか?

(大手企業やITベンチャーの取り組みにより、採用ブランディングに力を入れる企業も増えているような状況ですから…)

 

そんな中、今回は限られた予算の中で、どうやって新卒採用を効果的に行えばいいのか、なるべく詳しくコツをお伝えしていきたいと思います。

 

中小工務店にとって応募学生数を増やすことは新卒採用に有効ではない

 

もし本当に効果的な採用をしたいのなら、そもそも何百人もの応募を募るような広報活動をやめることです。つまり、母集団形成(応募学生数を増やすこと、(以下、母集団形成))を最低限に留めることを意味します。

 

たとえば以前ある工務店様が5名の学生を採用する場合、今までは数百名、多い会社では1000名以上の学生から応募を集めようとしていました。

それだけ応募があれば、会社説明会にも100名以上の学生が集まります。

 

すると、社長は勘違いしてしまうんです。

ウチみたいな会社にこんなに集まってくれた。採用は順調に進んでいると。

 

しかし、その認識が大間違いなんです。

 

いくら学生数を集めても志望度の高い学生はわずかです。実際、選考辞退や内定辞退が続出します。
また、たくさんのお金を掛けて広報宣伝を行い、たくさんの学生を集めたところで、採用できる学生もわずかです。

 

学生を集めれば集めるほど、説明会や選考に掛かる費用をかさんでいくでしょう。選考ステップを簡略化すればするほど、一人ひとりを見ることが減り、大幅な機会損失やミスマッチにつながりかねません。

 

一見、「中小工務店でも説明会参加人数300名」というと聞こえは良いのですが、採用で大切なのは「入社後に活躍する学生を、入社まで導くこと」ですから。

 

それゆえ、母集団形成よりも“自社が採用したい学生”をピンポイントで集めた方が効率的なんです。

極端に言えば、志望度が高い学生を5名集めれば、5名採用できるわけです。5/300よりも5/5の方が、密な採用をできていると思いませんか?

 

つまり“「自社が採用したい学生”」はどのような人物なのかを徹底的に明確化し、それに合った採用活動を行うというのが、中小工務店が採用を成功させるために必ず意識するべきコツなのです。

新卒採用を成功させるための3ステップ

では、具体的に新卒採用を成功させるために必要なことを3つお伝えしていきたいと思います。

 

① 今後必要とする社員の人物像を明確化する

1つ目のステップは、採用ターゲットを明確化することです。

そのためには「どんな学生を採用したいか」ではなく、「どんな新入社員が自社に必要か」を明確にすることが重要です。

 

たとえば、当社では3年前「私と同じ経営者目線で視点を持って、一緒に働ける新入社員」が必要だと考えました。

必要とする社員像が明確になると、自ずと採用ターゲットも明確になります。

 

当社では、将来の独立を目指す学生や、いずれは家業を継ぐ学生を採用ターゲットとしました。その結果、当社が求める人材像に合致する新卒2名を採用できました。

実際、2名とも会社経営者の長男でした。

 

このように、必要な社員像を明確にすることで採用ターゲットも決まり、採用活動全体の方向性を決めることができるのです。

② 今後の方向性を交えて、自社の実態を伝える

就職サイトや会社説明会で自社の実態をそのまま伝えることはとても重要です。
社員数が少ない場合、「幹部社員募集」と前向きな表現を使うのが良いでしょう。

 

就職サイトや会社説明会で、自社の実態と今後の方向性を伝えることが大切です。たしかに大企業と比較すると、中小企業は不利な要素が多いかもしれません。

 

しかし、少し視点を変えれば、マイナス要素をプラス要素に変えることもできます。

 

たとえば、当社は以前自宅がオフィスでした。

そのマイナス要素を「新しいオフィスを一緒に決められます」とプラス要素として伝えました。また社員数も私ひとりでしたが、それを「先輩社員はひとりもいません。幹部社員募集」と伝えました。

 

このように今後の方向性を明示すれば、学生の応募総数は減るかもしれませんが、採用ターゲットとなる学生からの応募数は逆に増えるんです。

③ 初期段階から大手企業とは違うモノサシで選考を行う

自社の採用ターゲットに合わせた 一次選考を実施します。

たとえば、学生の考え方が分かるような問題を作文形式で出題することも一例です。

大手企業と選考の方法を変えるのも一つの方法です。

 

一般的な学力テストや適性テストは行いません。なぜなら大手企業と同じモノサシでは、採用ターゲットとなる学生を見分けられないからです。

学力テストや適性テストで優秀な成績を残すのは、地頭のいい学生やテスト対策をしてきた学生。そんな学生が本当に御社に合うかどうかは分かりません。

 

たとえば、当社では一次選考で作文を課します。学生の考え方やモノの見方が分かるような問題を作文形式で出題すれば、初期段階から自社の採用ターゲットかどうかを見分けることができます

 

学力テストや適性テストに比べますと労力はかかりますが、そもそも応募数を増やす採用活動をしなければ、十分に対応できます。

 

このように大手企業や有名企業と同じモノサシではなく、御社独自のモノサシで選考を行うことが新卒採用成功のポイントでしょう!

 

取り入れられる手法がありましたら是非取り入れていただき、新卒採用に役立ててくださいね。

学内企業説明会に飛び込む!飛び込み型採用の魅力

携帯電話を使う

こんにちは!ポケット人事編集部です。

 

工務店経営者様にとって「毎年退職者が出て社員が定着しない」または募集をかけても「有能な人材が集まりにくい」などといった人材の悩みは多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は人材採用のポイント!特に「新卒採用」についてをお話いたします。

インターネット上の企業告知は有効?

ところで学内企業説明会・学内合同説明会というものをご存知でしょうか?

 

先日、私も都内の大学で開催された、学内企業説明会にある工務店様と一緒に参加してきました。

 

一般的に新卒学生を採用する場合、主流となっている方法はインターネット上の企業告知サイトです

 

インターネットを介する為、企業は多くの学生に自社の情報を知ってもらえるというメリットがあり、学生も一度に多くの企業を知ることができます

 

これは双方にとって効率的という大きなメリットがある方法ですね。

 

しかし、これも時期や企業規模、業種によっては戦略を考える必要があります。

特に、地場の工務店様の場合はブランドネーム(企業名)で学生を引き付けることは、なかなか難しいでしょう。

 

なぜなら、学生は1万社近い新卒採用を行っている企業の中から、大手ハウスメーカーや他業界の企業とも比較して自分の行きたい企業を探しているからです。

携帯電話を使う

どんなに良い商品があり、良い人材がいる工務店様でも、その魅力を学生に知ってもらうチャンスがなければ、そこでおしまいになってしまいます。

 

それではもったいないですよね!

 

もちろん、自社で学生を引き付け、集められる工務店様は別ですが、そうでない工務店様が大半だと思います。

学内企業説明会を利用してみる!

そこで、冒頭にお話した学内企業説明会を利用してみることをご提案します!

 

学内企業説明会とは、文字通り「学校内で行う企業の説明会」です。

学校の中で説明会を開催しますから、いちいち自社で学生を集めなくても学校が学生を集めてくれます。

 

学生が自社を発見し来てくれないのなら、学生がいるところに自ら飛び込み、自社の説明をすれば良いのです。

 

社会出たことの無い学生ですから、イメージ先行で就職しているケースも少なくありません。
だからこそ、まずは学生と接点を持ち、直接自社の魅力を伝えることが重要です。

学生だって困ってる

企業も人材の確保に困っているように、学生も就職先探しに困っています。

 

ならば、募集をかけて待つだけの採用(プル型採用)ではなく、自ら学生の中に飛び込む(プッシュ型)採用をこの機会に試してみてはいかがでしょうか?

辞退を防ぐ!内定式に繋げる夏の内定者フォローキーワードは『安心感』

皆さんこんちは! ポケット人事編集部です。

採用活動では10月は『採用シーズン』から『内定者フォローシーズン』に差し掛かる頃ですね。

 

内定式までのこの時期、内定出しをしても他社に決められてしまうのではないかと、、内定者の動向が気になるところではないでしょうか?

 

「いつまでも髪の色が変わらない」「承諾書がもらえない」「レスポンスが遅い」・・・などはこの時期の採用担当社様にありがちな悩みでしょう。

 

そこで今回は、このシーズンで効果的な内定者フォローをまとめましたのでぜひ工務店様ご自身の内定者フォローの取り組みを思い返しつつ、ご覧になってみてください。

学生に安心感を持ってもらうためには①不安の払拭、②会社に馴染む

特に中小規模の工務店様に意識していただきたい内定者フォローキーワードは『①不安の払拭、②会社に馴染む』の2点です。

結果として学生に『安心感』を持ってもらうことが、内定辞退の減少へ繋がります。

 

内定者フォローの具体的な取り組み

(1) 必ず月1~2回接触すること

これは【①不安の払拭・②会社に馴染む】につながります。

この時期しばしば見かけるのが、学生から入社の意思を聞くやいなや、内定式前頃まで放置状態になる会社です。

 

特に採用に対して多くのリソースを割けない中小規模の会社に多いようです。

 

実際、内定が出揃っていない場合は採用活動を継続しなければならないため、内定者の対応は後回しになりがちですよね。

 

しかし、たとえ承諾書をもらっていたとしても、それさえ反故にし、内定辞退をする学生が多くいることに注意をしてください。

 

学生視点では、月に1~2度接触をされる場合69.3~74.4%の学生がちょうど良いと感じている一方で2~3ヶ月に1度の場合は24.8%が少ないと感じているようです。

 

連絡は、学生の要望に合わせてこの頻度で行うのが良いでしょう。

もちろん、連絡のしすぎも負担になりますので過度になりすぎないようにも注意してくださいね!

 

(2) 会社のコミュニティに入れること

【②会社に馴染む】ために有効です。

 

本サイトを運営している当社シンミドウでは、その日あった出来事を写真で社員間で共有する「写真共有チャット」に内定した学生を招待しています。

 

また、工務店様によっては社内イベントや懇親会に呼ぶことで、社員と交流してもらうこともあります。

 

何らかの形で会社に関わってもらうことは、内定者に繋がりの意識を持たせることが可能です。

 

(3) 内定者インターンシップをしてもらうこと

【①不安の払拭・②会社に馴染む】ことに効果的です。

 

就業体験を通して本物の社員としての1日を体験してもらうことで就活中には関わりのなかった社員の方とコミュニケーションが取れたり、お客様へ内定者を紹介出来たりすることもあるため、学生の中に自ずと親近感が生まれるでしょう。

また、周囲の社員の方の働き方から入社後の自分をイメージしたり、会社そのものに対する不安が解消されたりすることで、『安心感』に繋がります。

 

(4) 今後の話をすること

【①不安の払拭】に効果的です。

 

工務店業界に限らず特に中小規模の会社の場合内定していても今後の連絡がないと「本当に来年入社出来るか」「大丈夫なのか」という不安が少なからずあるものです。

 

「入社式、◎月×日なんだけど、空いているかな」「当日はこんなことやります」といった少し先の話を夏頃からしておくことは、不安の払拭へと繋がります。

今後のことという意味では、事務的な連絡だけでなく、今後の会社のビジョンなども、先が見えるという『安心感』に繋がるでしょう。

 

また、最近のトレンド『オヤカク(会社が内定者の親に連絡を入れ、意思確認をすること)』にならいお手紙やお中元の用意をするのも効果的です。

 

学生だけでなく、その親御さんにも『安心感』を持ってもらえるでしょう。

内定をだした後、やっていませんか?こんなこと…

内定後すぐにマインド・スキル研修を行ったり、過度に課題を出したりする会社を見かけますが、これは学生が入社するイメージを持てていない場合、単なる押し付けになってしまいますので注意が必要です。

 

学生にとって就活のリスタートが可能なこの時期は、内定を出してひと安心ではなく、ぜひこれまでお伝えしたようなフォローを実践してみてください。

そうすることで、より自然に秋以降の同期との顔合わせや研修といった早期の育成時期へ移ることが可能となります。

悩みの多い採用活動かと思われますが、内定者の辞退を防ぐための取り組みをぜひなさってみてください!