働き方改革

リモートワーク、始める前のあれこれ

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2020.05.21

こんにちは!

ポケット人事編集部です。

リモートワークを取り入れる準備

さて、前号でもお伝えした新型コロナウイルス、日本でも流行が本格化してまいりました。
感染を防ぐ一番の近道は、「動かないこと」と言われています。

人同士の接触をなるべく減らすことを目的に、【リモートワーク】=【在宅業務】を取り入れる企業が急増しています。

 

しかしながら、切り替えるにしても「明日から皆さん在宅で!」という一言で済まないことは明白です。
ではリモートワークに切り替えるにあたって、どんな準備が必要なのか?どんなことを心がけるべきなのか?

 

今からお伝えすることは、これを機に自社でもリモートワークを導入してみようかという経営者の方に必ず読んでいただきたい3つのポイントです。

 

テレビ電話システムを導入する

まず、最初にして一番大事なポイントは、社員との連絡の取り方です。

 

遠隔でそれぞれ仕事をするわけですから、報告・連絡・相談の場はこれまで以上にこまめにかつ見える化していかなければいけません。
笑い話の様ですが、「リモートワーク(在宅勤務)を休業だと勘違いして何もしていなかった…」なんて話があるくらいなので、業務管理としての報連相が出来る仕組みは必須です。

 

既存のチャットなどの連絡方法に加え、テレビ電話システムを導入(音声だけでなく、顔の見える体制構築)するのがベストでしょう。
特にここ数週間で利用者が急増している「ZOOM」がおすすめです

 

一度ダウンロードしてしまえば、スマホでもPCでも気軽に使えるアプリです。

カメラとマイクさえあれば、無料版でも十分に必要な機能はカバーできます。(数十人単位の同時テレビ通話、録画、録音機能など)

 

皆の顔を見ながら会話ができるため、むしろ今まで以上にコミュニケーションの場となり、積極的に社員間で話そうとする姿勢が芽生えるケースも少なくないとか。

最近では、遠隔でお酒を飲みながらテレビ通話を通して会話を楽しむ「ZOOM飲み」という催しも流行っているようです。

 

運用ルールを決めて不安要素を減らす

二つ目のポイントは、社内でリモートワーク時のルールを事前に決めておくことです。

 

・就業時間はこれまで通りでいいのか
・人数を制限のうえ、出社するメンバーもいた方がいいのか
・社外に持ち出していい情報はどこまでなのか
・報告はどのタイミングで行うか
・入社間もない新入社員の教育はどうするか

 

などなど、挙げだしたらキリがありませんが、社員全員の意見を聞きながらなるべくこうした不安要素を最初に減らしておくことが大切です。

 

ここで作ったルールは、リモート時だけでなく今後の不測の事態に対応できるルール作りにもつながります

長い目で見たとき、会社の土台の部分をさらに固めるため意味でも、ここで手を抜くことなく社員さんと向き合うことが肝心です。

 

助成金等・・利用できる制度に対する準備を!

 

最後にお伝えするのは、「有事に備えること」です。一言でいえば、お金の話です。

お客様がいて、打合せを重ねて一体となり家づくりを行う工務店にとって、今の状況は大変厳しいものです。

リモートワークに切り替えたとき、経営者が一番心配するのが資金繰りだと思います。

 

現在、コロナウイルスに対する緊急措置として、無利子で融資を行う制度が政府はじめ多くの機関で出始めています。
5年間実質無利子無担保の融資であるなど、たとえ自社の経営が安定していると思っていても、これらには申し込みをしておいた方がよいでしょう。

 

感染者が増え続けるこの状態も、いつまで続くのかわかりません。

窓口が混み合い、貸し付けが滞ることが予想されますので、複数の貸付け制度を併用することをお勧めします。問題が深刻化せず、何もなければただ返せばいいのですから。

 

ここまで、簡単ではありますが、リモートワークを始めるにあたって大事なポイントを3つお話しさせていただきました。

 

会社を守るため、社員を守るため、経営者の皆様は日々頭を悩ませているかもしれません。

なるべく早い意思決定が求められている現状で、その選択がベストであるか不安に思う局面も多いかと思いますが、そんな時は、社員の方々に頼ることも必要でしょう。

大切な鍵は、意外と近くに落ちているかもしれません。

「リモートワークって興味はあるけど…何から始めたら良いのか分からない」そんな方は、まずはお気軽にシンミドウまでお問合せ(無料相談)ください。

実態の把握から、必要なカリキュラムまで、今回お伝えしきれなかった細かな部分や最適なシクミとしてお伝えさせて頂きます。